ディーベックス メール管理機能について
各項目のご質問をクリックして下さい。クリックして頂きますと、解決方法をご覧頂けます。
メール管理機能について
- 「ゴミ箱を空にする」とい表示を消すことはできますか
- 振分設定の権限を制限したいのですが
- 振分設定が正常に実行されません
- 特定のメールに自動返信したいのですが
- 処理状態の設定は変更できますか
- 処理状態は自由に設定できますか
- 受信メールを自動的に担当者に振り分けることはできますか
- 受信箱のプルダウンメニューに登録してあるはずのメールアドレスが表示されません
- カテゴリが半透明で選択できません
- 受信メールの内容検索をしたいのですが
- 振分設定のボタンがクリックできません
- 他のメーラーからメールを移行したいのですが
- 新しくカテゴリを追加したいのですが
- カテゴリの順番を変更したいのですが
- カテゴリの名称を変更したいのですが
- カテゴリの階層を変更したいのですが
- カテゴリを削除したいのですが
- タイマー送信の設定を変更したいのですが
- 送信履歴を削除したいのですが
- 受信箱から顧客情報を検索できますか
- メールの担当者を変更できません
- 自動メール配信停止機能とは何ですか
- 文例を登録したいのですが、ボタンが表示されていません
- メール作成画面の横幅を変更したいのですが
- 登録済みの文例を編集したいのですが
- 登録済みの文例が、文例参照や自動返信の設定画面に表示されません
- 依頼送信とは何ですか
- 作成途中のメールを保存したいのですが
- クリック率URLとは何ですか
- クリック率集計で、対象となるURLがわからなくなってしまったのですが
- クリック率URLをクリックした人を確認するには
- 一部の受信メールを特定のメールアドレスに転送したいのですが
- 文書登録機能とは何ですか
- メールの対応履歴の見方がわかりません
- 不要なメールアドレスを削除したいのですが
- 登録した処理状態を削除したいのですが
- 処理状態別にメールを表示させたいのですが
- メールのテスト配信とは何ですか
- 自動返信の設定を変更したいのですが
- 返信メール自動生成の手動と自動の違いは
- 不要なカテゴリを削除したいのですが
- 無効にしたカテゴリを元に戻したいのですが
- カテゴリの閲覧権限とは何ですか
- カテゴリ権限の種類について教えてください
- 部下が送受信したメールをチェックしたいのですが
- カテゴリを追加したいのですが、ボタンが押せません
- 送信済みのメールを確認したいのですがボタンが押せません
- メールの件名を押したら、「読書権限がありません」と表示されました
- 受信箱にメールアドレスが表示されません
- データ抽出機能とはどんな機能ですか
- メールの大量一斉配信はできますか
- メールの大量配信における誤送信防止策は何かありますか
- ユーザによってメールの送信に制限をかけたいのですが
「ゴミ箱を空にする」という表示を消すことはできますか
「メールアドレス追加権限をなし」にし、送信権限及びゴミ箱カテゴリに読書、移動権限がなければ「ゴミ箱を空にする」という表示は表示されません。ゴミ箱を空にできる権限を与えるには、「メールアドレス追加権限」と「ゴミ箱カテゴリに読書権限か移動権限、またはそのアドレスに送信権限またはカテゴリ追加権限のどれか一つ」を与えれば「ゴミ箱を空にする」が使用できます。
振分設定の権限を制限したいのですが
「振分設定」ボタンを表示させないようにするには、カテゴリ権限設定で、「カテゴリ追加権限」を与えないようにします。これで、「振分設定」のボタンは押すことができなくなり、設定条件を新たに追加したり、変更したりはできなくなります。振分を実行する場合は、「振分実行」ボタンをクリックすると、設定されている条件に従ってメールを振り分けることはできます。
振分設定が正常に実行されません
振分条件(振分元、キーワード、振分先など)が正しいかご確認ください。また、振分条件は、設定順(上から順番)に実行されますので、順番が正しくない場合は、実行されない場合があります。
特定のメールに自動返信したいのですが
対象となるメールを任意のカテゴリに振り分ける設定をしたら、そのカテゴリに対して、自動返信の設定を行います。自動返信の設定は、「カテゴリ設定」画面にて行います。
1.「メール送受信」→「カテゴリ設定」から、自動返信を設定するカテゴリリンクをクリックします
2.「返信フォーム自動生成の設定」画面が表示されますので、「手動」「自動」を選択し、「件名&本文」「署名」「添付」等を設定します
3.「確認登録画面」ボタンをクリックします
4.「登録」ボタンをクリックします処理状態の設定は変更できますか
メールアドレス設定画面の「処理状態項目設定」で行います。名称を変更すると、今までの処理状態も全て変更されてしまいますので、意味合いが異なる場合は、その項目を｢無効｣にして、新たな項目を登録することをおすすめします。
1.「メール送受信」→「メールアドレス設定」より、「処理状態項目」をクリックします
2.変更したい項目名を「登録済項目名一覧」から選択します
3.プルダウンメニューを「無効」にして、「変更」ボタンをクリックします
4.追加テキストフィールドに新たな処理状態項目名を入力します
5.「追加」ボタンをクリックします処理状態は自由に設定できますか
初期状態では「未処理」のみが登録されていますので、それ以外はお客様の業務に合わせて自由に設定していただけます。
1.「メール送受信」→「メールアドレス設定」より、「処理状態項目」をクリックします
2.追加テキストフィールドに処理状態項目名を入力します
3.「追加」ボタンをクリックします
※複数の処理状態項目を追加する時は、2からの操作を繰り返します受信メールを自動的に担当者に振り分ることはできますか
メールルーティング機能を利用すればできます。メールルーティング機能には、ラウンドロビン型とロードバランス型あり、前者は(それぞれの担当者が抱えているメール数にかかわらず)メールを受信するたびに１通ずつ担当者に振り分けますが、後者は現在担当者となっているメール数が全員同じ数になるように、振り分けていきます。
1.「メール送受信」→「メールアドレス設定」→「メールルーティング設定」を選択します
2.「メールルーティングの分配方法」を選択します
3.「分配対象ユーザ」をプルダウンメニューから選択し、「追加」ボタンをクリックします受信箱のプルダウンメニューに登録してあるはずのメールアドレスが表示されません
登録されたメールアドレスに送信権限や読書権限が設定されていますか？ メールアドレスを追加したユーザには、自動的に送信権限や読書権限が付与されますが、それ以外のユーザには、権限を設定しなければ、メールアドレスを表示させることはできません。ただし、上位ユーザには自動的に権限が付与されます。
カテゴリが半透明で選択できません
該当するカテゴリに対して閲覧権限がない場合､カテゴリは半透明になっていて保管されているメールを閲覧することはできません。また、全メールカテゴリに対して閲覧権限があったとして、閲覧権限のないカテゴリに保管されているメールの「件名」をクリックしても「権限がありません」と表示されて内容を見ることはできません。
受信メールの内容検索をしたいのですが
メールの検索機能の対象となる項目名プルダウンメニューから「内容」を選択して抽出します。プルダウンメニューに「内容」が表示されない場合は、「メールアドレス設定」画面の設定項目から「内容での検索をする/しない」を「する」に変更してください。
振分設定のボタンがクリックできません
カテゴリ追加権限がないと、メールの振分設定画面を開けない仕様となっています。振分設定ができるようにするには、権限保有者の上位ユーザにカテゴリ追加権限を付与してもらいます。
他のメーラーからメールを移行したいのですが
今までPC用のメーラーで受信してきたメールを、MailExpというソフトウェアを利用して、UNIX from形式のデータに変換しディーベックスにインポートすることができます。
新しくカテゴリを追加したいのですが
カテゴリはメールアドレスごとに自由に設定できます。また、階層を付けた設定も可能です。ただし、新着・未振分・エラーメール・ゴミ箱・全メールの特別カテゴリは名称変更、削除、移動等はできない仕様となっています。
1.「メール送受信」→「カテゴリ設定」から、メールアドレスカテゴリリンクを選択します
2.「カテゴリの追加」テキストフィールドに、追加したいカテゴリ名を入力し「追加」ボタンをクリックします
3.新しいカテゴリが追加されます
※任意のカテゴリの下位階層にカテゴリを追加する場合は、対象となる任意のカテゴリリンクを選択して「カテゴリ追加」テキストフィールドに、新しいカテゴリ名を入力し「追加」ボタンをクリックします。カテゴリの順番を変更したいのですが
カテゴリ設定画面より、対象となるカテゴリを選択し、同じ階層で順番を変更する場合は、「↑」「↓」ボタンをクリックしてください。
カテゴリの名称を変更したいのですが
対象となるカテゴリを選択し、「カテゴリ名の変更」テキストフィールドに新しい名称を入力し｢変更｣ボタンをクリックします。
カテゴリの階層を変更したいのですが
対象となるカテゴリを選択し、移動させたい位置の一つ上の階層のカテゴリアイコンをクリックすることで、階層を変更できます。
カテゴリを削除したいのですが
作成されたカテゴリは削除できない仕様となっています。不要となったカテゴリは、名称を変更して新しいカテゴリとして利用するか、無効カテゴリへ移動させて管理します。無効カテゴリに移動させた場合は、受信箱で表示されません。
タイマー送信の設定を変更したいのですが
タイマー予約の時間変更、取消、再予約などの設定は、送信箱で行います。
●時間を変更する場合
1.「メール送受信」→「送信箱」を開き、タイマー予約されている日にちカテゴリリンクを選択します
2.「配信日時」をクリックすると、タイマー設定画面が表示されます
3.配信日時を設定します
4.「設定」ボタンをクリックします
●タイマー設定を取り消す場合
1.「メール送受信」→「送信箱」を開き、タイマー予約されている日にちカテゴリリンクを選択します
2.「予約を取り消す」リンクボタンをクリックします
3.ボタンの表示が「送信を予約する」「削除する」に変更されます
●取り消した予約を再予約する場合
1.「メール送受信」→「送信箱」を開き、タイマー予約されている日にちカテゴリリンクを選択します
2.「配信日時」をクリックすると、タイマー設定画面が表示されます
3.配信日時を設定し、「設定」ボタンをクリックします
4.「送信を予約する」ボタンをクリックします
●予約を取り消したメールを削除する
1.「メール送受信」→「送信箱」を開き、タイマー予約されている日にちカテゴリリンクを選択します
2.「予約を取り消す」リンクボタンをクリックします
3.ボタンの表示が「送信を予約する」「削除する」に変更されます
4.「削除する」ボタンをクリックします送信履歴を削除したいのですが
送信履歴は削除できない仕様となっています。
受信箱から顧客情報を検索できますか
メニューボタンの左側にある望遠鏡マークにマウスポインタを合わせると、顧客一発検索機能のテキストフィールドが開きます。この機能は、文字列型の全ての顧客属性項目に対する文字列の部分一致で顧客を検索でき、どのメニュー画面を開いている場合でも顧客の検索が可能です。
メールの担当者を変更できません
担当者の変更が「不可」に設定されていませんか？「カテゴリ設定」↓「権限」設定で確認してください。メールの重複対応を防ぐために、メールの担当者の変更を制限する機能を追加しました。カテゴリごとに担当者の変更「可」「不可」を設定できます。
自動メール配信停止機能とは何ですか
メールマガジンやニューズレターなどの配信を希望されないお客様が、件名に指定した文字列を挿入して返信してきた時に、顧客属性項目の「メール配信希望の有無」の項目を自動的に「無」にする機能です。次回メールを配信すると時は、「メール配信希望の有無」が「無」になっている顧客を省いてメールを送信します。
文例を登録したいのですが、ボタンが表示されていません
ユーザ情報で「文例登録権限」があるか確認してください。権限が「なし」になっている場合は、文例を登録することはできません。ただし、文例参照はできます。
メール作成画面の横幅を変更したいのですが
メール作成画面の「subject&本文」フレームをクリックすると、フレーム下に横幅を設定するテキストフィールドが表示されますので、適当な数字を入力し「変更」ボタンをクリックしてください。次からは変更した横幅で「subject&本文」テキストフィールドが表示されます。
登録済みの文例を編集したいのですが
自動返信メールの設定画面から編集ができます。また、メール作成画面からは、編集を前提とした機能はありませんが、文例参照から対象となる文例を選択し、編集後、新たに文例登録することで同じ結果が得られます。その際に同じタイトルで登録する場合は、編集前の文例を、文例登録画面で削除します。
登録済みの文例が、文例参照や自動返信の設定画面に表示されません
登録されている文例が「非公開」で作成された場合は、他のユーザは参照することができません。また、上位ユーザであってもその文例を参照することはできません。ちなみに、自動返信設定画面で登録された文例は、自動的に「公開」となります。
依頼送信とは何ですか
対象となるメールアドレスにおいて、メール送信権限のないユーザが、権限のあるユーザに対して「メールの内容をチェックして送信してもらう」よう依頼する機能です。
作成途中のメールを保存したいのですが
作成途中のメールを一時保存する場合は、メール作成画面の「確定」リンクボタンをクリックします。送信方法を選択するプルダウンメニューから「草稿箱」を選択し、「登録」ボタンをクリックしてください。
メールの続きを作成する時は、「メール送受信」→「送信箱」の「草稿箱」カテゴリから、対象となるメールを選択すると、メール作成画面が開きます。クリック率URLとは何ですか
配信するメールに差し込まれたホームページのアドレスに対して、誰が、いつ、何回クリックしたかなどの情報を取れるようにしたものです。
ディーベックスでは、メール作成画面で、差し込み文字列から「クリック率URL」を選択し、「@クリック率集計URL@http://www.」に続けて、URLを入力するだけで、送信先のお客様がURLをクリックした履歴が簡単にわかります。クリック率集計で、対象となるURLがわからなくなってしまったのですが
クリック率URLには、それぞれIDがつきますので、そのIDで判断します。例えば、1通のメールに3つのURLを差し込んだとすると、その一つ一つにIDが自動的に振られます。IDがわからない時は、「フォーム」→「クリック率ID管理」画面で確認できます。
クリック率URLをクリックした人を確認するには
「顧客管理」画面のクリック履歴フォームカテゴリで確認できます。ここでは、クリックした顧客、クリックしたURLのID、クリックした日時を確認できます。データはダウンロードすることもできます。
一部の受信メールを特定のメールアドレスに転送したいのですが
振分設定の画面で設定した条件にマッチしたメールを、指定したメールアドレスに転送することができます。
1.「メール送受信」→「受信箱」→「振分設定」を開きます
2.転送したいメールの振分条件を入力します
3.「振先・転送先」から「転送先」ラジオボタンを選択し、テキストフィールドに転送先メールアドレスを入力します
4.「振分・転送設定を保存」ボタンをクリックします文書登録機能とは何ですか
お客様との電話でのやり取りや、保管したいファイル、受信メールに対するコメントなどをメールの形式で登録できる機能です。
1.「メール送受信」→「受信箱」を開きます
2.「未振分」カテゴリもしくは任意に作成されたカテゴリリンクを選択します
3.「文書登録」ボタンをクリックします
4.「件名」「本文」を入力し、「登録」ボタンをクリックします(添付ファイルがある時は添付書類を選択して「登録」ボタンをクリックします)メールの対応履歴の見方がわかりません
履歴を見たい送信元メールアドレスの件名をクリックし詳細を表示させると、右下フレームに対応履歴が表示されます。対応履歴のリスト表示とは、メールのやり取りの一番先頭(最初のメール)にくるもので、先頭のメールの件名をクリックすると、そのメールに付随するやり取りが表示されます。返信や転送等のやり取りがなかったものは、メールの内容を表示します。
不要なメールアドレスを削除したいのですが
登録されたメールアドレスは、削除できない仕様となっています。不要になった場合は、登録項目の「有効/無効」を「無効」にしてください。1通のメールも受信していない時は、他のメールアドレスの情報を入力して登録してください。
登録した処理状態を削除したいのですが
1度登録した処理状態は削除できない仕様となっています。不要になった場合は、「無効」として､受信箱では表示させないようにできます。
処理状態別にメールを表示させたいのですが
受信箱のメニューボタンから「×××を表示」プルダウンメニューを開くと、登録されている処理状態名が表示されます。そこから、表示させたい処理状態名を選択すると、該当するメールのみ表示させることができます。
メールのテスト配信とは何ですか
メールを送信する際に、受信する側がどんな風にメールを受信するのかを実際に自分で確かめられる機能です。このテスト送信は、ディーベックス以外のメールソフトでも受信することができます。また、テスト送信はメールの送信履歴として残りません。
複数人にメールを送信するときは、一番初めの人に届くメールを指定アドレスにテスト送信します。テスト送信は複数のメールアドレスに送信することはできません。自動返信の設定を変更したいのですが
カテゴリ設定画面で、自動返信を変更したいカテゴリを選択して、新規設定時と同じように、「件名＆本文」「署名」「添付」「元の分の引用」などをそれぞれ文例から選択して登録します。自動返信を解除する時は、全ての設定を取消、何も設定されていない状態で登録します。
返信メール自動生成の手動と自動の違いは
手動の場合は、自動返信が設定されたカテゴリからメールを選択して「返信」ボタンをクリックした時に、開いたメール作成画面にすでに設定してる返信文が挿入されています。ここでは内容を編集することも可能で、メールの送信ボタンをクリックしてメールを送信します。
自動返信とは、メールを受信すると同時にメールが振り分けられ、自動的に返信メールを送信します。途中でメールの内容を変更することはできません。不要なカテゴリを削除したいのですが
一度作成されたカテゴリは削除することはできません。不要になったカテゴリは、無効カテゴリへ移動させると、受信箱では非表示にすることができます。また、名称変更をして再利用することもできます。
無効にしたカテゴリを元に戻したいのですが
対象となる無効カテゴリリンクをクリックし、移動させたい場所の親カテゴリアイコンをクリックします。第一階層に移動させるには、メールアドレスカテゴリのアイコンをクリックしてください。
カテゴリの閲覧権限とは何ですが
ディーベックスでは、カテゴリごとに閲覧権限を設定できます。閲覧権限とは、そのカテゴリに保管されているメールを読むことのできる権限です。閲覧権限のないカテゴリは、半透明で表示されアクセスすることができません。
※全メールカテゴリには選択されているメールアドレスが保管している全てのメールを表示しますが、閲覧権限のないカテゴリに保管されているメールの件名をクリックしても、内容を読むことはできません。カテゴリ権限の種類について教えてください
カテゴリ権限には、以下の種類があります。
「メール読書権限」・・・対象となるカテゴリに保管されているメールを読み、そのメールに対して返信文を作成できる権限です。ただし、この権限だけですと、メールを送信することはできません。メールを送信させるには、「メール送信権限」が必要です。
「メール移動権限」・・・カテゴリから別のカテゴリへメールを移動させられる権限です。「メール移動権限」のないカテゴリに保管されているメールを別のカテゴリへ移動させようとするとアラートが表示されます。
「メール読書権限」があり「メール移動権限」がない場合、メールの内容を見ることはできますが、他のカテゴリへ移動はできません。
「カテゴリ追加権限」・・・新たにカテゴリを作成できる権限です。この権限がない場合、「メール振分設定」権限も付与されません。また、カテゴリごとの自動返信文の設定やデータ抽出設定もできなくなります。
「メール送信権限」・・・選択されているメールアドレスでのメールの送信ができる権限です。この権限がない場合は、「依頼送信」ボタンが表示され、通常の「送信」ボタンは表示されません。 「依頼送信」とは、「送信権限」のあるユーザに、メールを送信してくれるよう依頼する機能です。部下が送受信したメールをチェックしたいのですが
上位ユーザには、下位ユーザに与えられた権限が自動付与されるシステムとなっています。従って、下位ユーザが受信したメール、送信したメールなどは、全て閲覧することができます。
カテゴリを追加したいのですが、ボタンが押せません
「カテゴリ追加権限」がない場合はボタンが半透明になっています。ボタンを表示させるには、カテゴリ追加権限のあるユーザに権限を付与してもらってください。
送信済みのメールを確認したいのですがボタンが押せません
「メール送信権限」がない場合、送信箱を開くことができません。ボタンを表示させるには、権限のあるユーザに「メール送信権限」を付与してもらってください。
メールの件名を押したら、「読書権限がありません」と表示されました
「全メール」「新着メール」カテゴリに「メール読書権限」が合ったとしても、対象となるメールが保管されているカテゴリに「メール読書権限」がない場合は、件名を押しても内容を閲覧することはできません。そのメールが保管されているカテゴリは半透明で表示されていて、カテゴリを開くことはできなくなっているはずです。
受信箱にメールアドレスが表示されません
メールアドレスが表示されるプルダウンメニューにメールアドレスが表示される場合は、「設定」→「ユーザ・グループ」画面のユーザ情報で、「優先メールアドレス」プルダウンメニューから権限のあるメールアドレスを選択してください。ここで登録されたメールアドレスの画面を表示します。
プルダウンメニューに何も表示されない場合は、メールアドレスが設定されていないか、権限が設定されていないものと思われます。メールアドレスを設定したユーザに権限を設定してもらってください。データ抽出機能とはどんな機能ですか
受信メールの本文から、名前や住所、電話番号、その他のデータを抽出できる機能で、ワンクリックで顧客情報を取り込むことができます。返信メールへデータを差し込んで送信もできます。
メールの大量一斉配信はできますか
顧客管理画面より、登録されている顧客を選択してメールの一斉配信ができます。顧客管理画面より送信されるメールは一人一人に1通ずつメールを送信する形式をとっていますので、他の人にメールアドレスが漏れることはありません。
メールの大量配信における誤送信防止策は何かありますか
メールを送信する際に「メール配信希望の有無」の確認メッセージが表示されます。また、通常のメールソフトにある送信方法「To」「Cc」「Bcc」のほかに「Bto」形式があり、一人一人に1通ずつメールを準備して送信する方法がデフォルトとなっています。送信方法を変更しようとするとアラートが表示されます。
ユーザによってメールの送信に制限をかけたいのですが
メユーザによってメールの送信ができる、できないの権限を設定できます。対象となるメールアドレスに送信権限がない場合は、通常の「送信」ボタンは表示されません。
