メール対応業務 一覧
ひとくちに「メール対応業務」と言っても、それぞれの企業様が抱える問題は様々で、同じようには解決できないのと言うのが現状のようです。メール管理システムを導入し最大の問題点を解決する事により、業務がスムーズに流れ始め、他の問題点も連鎖反応的に解決して行くと考えられます。
運用と業務フローについて
【導入前】
担当者に責任を持って最後まで対応させるのが難しく、管理も行き届かない。
【改善ポイント】
自社のホームページからのお問い合わせメールを受信した時点で担当者を決める。
スキルの低いスタッフはメールの作成のみで、全て１度、草稿箱に保存させ、上位スタッフがチェック後、お客様へメールを配信する。
【導入前】
店舗外からのメール対応ができない
【改善ポイント】
通常は店舗内で、複数スタッフがメールを共有しながら対応。店舗外から、店舗内スタッフの対応状況の把握をしたり、また自らも対応する。
【導入前】
緊急時の業務の引き継ぎが大変
【改善ポイント】
基本は１名で対応、受信メールが一時的に増えた時に２名がヘルプに入る。
その際、対応履歴表示機能を活かし、業務の引き継ぎをスムーズに行うと伴に、専任者との対応の差が出ないようにテンプレートを使い、均一の対応をする。
【導入前】
１台のパソコンで一人で対応しているので、対応を他のスタッフに分散させる事ができない。一日中メール対応に追われ他の仕事ができない。
【改善ポイント】
管理者がスタッフのメール対応状況を対応履歴のスレッド表示機能と処理状態表示機能で確認し、一元管理する。
